Закон, определяющий переход на электронные трудовые книжки, подписал президент. Какая информация будет храниться в электронном документе и означает ли это, что о бумажной трудовой с этого года можно забыть?

Согласно Закону «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме», полный переход на учет в электронной форме произойдет с 2025 года. До этого времени будет действовать переходный период, когда параллельно можно использовать как бумажные, так и электронные варианты трудовой книжки.

Как рассказали «Вечернему Харькову» в ГУ Пенсионного фонда Украины в Харьковской области, в цифровой трудовой книжке будет храниться информация о работнике: номер удостоверения застрахованного лица, ФИО, дата рождения, контактная информация, фото. Также там будут содержаться данные о стаже работы, зарплате, уплаченных социальных взносах, общем страховом стаже. Информация в электронной трудовой будет храниться 75 лет после смерти ее обладателя.

Как бумажный документ превращается в электронный


Электронная трудовая книжка – цифровой аналог бумажной. Трудовую деятельность работника будут учитывать в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование».

Внесение сведений о трудовой деятельности в госреестр происходит через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в виде сканированных копий предусмотренных законодательством документов – трудовой книжки, справок и так далее.

– Отсканированную бумажную трудовую книжку может загрузить как сам работник – через персональный кабинет на вебпортале электронных услуг ПФУ, так и работодатель – через кабинет страхователя на вебпортале, но только при согласии работника на обработку персональных данных, – объясняют специалисты областного Пенсионного фонда. – Причем работнику для регистрации на вебпортале необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), а работодатель может также воспользоваться электронной печатью.

Для формирования электронной трудовой книжки нужно зайти на сайт portal.pfu.gov.ua и пройти регистрацию, чтобы попасть в личный кабинет. Затем, выбрав раздел «Відомості про трудову діяльність», заполнить форму заявления и добавить сканкопию своей бумажной трудовой книжки. Если есть стаж, который не отражен в трудовой книжке, данные можно добавить самостоятельно, заверить документы электронной подписью и отправить.

После отправки сканированных документов специалисты Пенсионного фонда сверят их с данными персонифицированного учета. После этого человек сможет увидеть в личном кабинете всю историю своих трудовых отношений и свой стаж.

– Данные о трудовом стаже всех украинцев начиная с 2000 года в электронных книжках уже есть. Они используются для расчета пенсий или других социальных выплат. Информацию о трудовых отношениях до 2000 года можно подать в виде заверенных скан-копий, – уточнили в Пенсионом фонде.

Если скан-копия не грузится


Специалисты предупреждают: случается, что отсканированную трудовую книжку вебпортал «отвергает», то есть отказывает в оцифровке. Как правило, это происходит из-за ошибок, которые допускают пользователи.

– Допустим, предоставляются черно-белые копии вместо цветных, либо нечеткие, либо копии с «обрезанными» страницами, не полностью отсканированный документ и так далее, – говорят эксперты.

Избежать «неприятностей» можно, если придерживаться определенных требований к сканированию документов.  

– Копии должны быть цветными, как в оригинале, и снимать их нужно со всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке. Они должны быть четкими, отображающими все реквизиты документа – название, серийный номер, дату выдачи, печати, подписи, ФИО владельца, а также непосредственно записи. Кроме того, необходимо соблюдать формат и размер сканируемого изображения, – уточнили в Пенсионом фонде.

А работодателям необходимо помнить, что бумажная трудовая книжка должна быть оформлена в соответствии с требованиями Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.1993 №58.

Жизнь бумажной трудовой можно продолжить


Однако введение электронного документа вовсе не означаент, что уже с этого года бумажная трудовая книжка больше не нужна.

– Госреестр будет наполняться данными, которые содержатся в бумажных трудовых книжках, в течение пяти лет. Это переходный период, с течение которого будут в ходу как бумажный, так и электронный вариант трудовой, – сообщили в ПФУ. – После внесения сведений о трудовой деятельности работника в государственный реестр работодатель обязан выдать ему на руки оригинал бумажной книжки под роспись. При этом работодатель по требованию работника будет обязан, как и раньше, вносить в бумажную трудовую записи о приеме на работу, переводе и увольнении.


Система подскажет выгодный вариант


Данные электронной трудовой книжки будут использоваться в том числе и для автоматического определения размера пенсии по возрасту без личного обращения человека в Пенсионный фонд.

– При этом сохраняется возможность отложить выход на пенсию, если человек продолжает работать и после достижения пенсионного возраста. В этом случае размер будущей пенсии будет увеличиваться на 0,5–0,7%, – говорят в ПФУ. – Кроме того, при автоматическом назначении пенсии электронная система будет давать рекомендации о наиболее выгодном варианте и дате назначения пенсии.