В Украине ввели электронные трудовые книжки –  соответствующий закон вступил в силу с 10 июня. Как теперь будут назначаться пенсии и стоит ли выбрасывать бумажный документ?

По информации Пенсионного фонда Украины, с 10 июня вступил в силу закон, который внедряет учет трудовой деятельности в электронной форме, что позволяет не оформлять бумажные трудовые книжки.

Электронная книжка не потеряется


Трудовые книжки были введены десятки лет назад, когда бумажные документы были единственными носителями информации. Сейчас преследуется цель – упростить доступ к информации о стаже работников, а также ввести  систему автоматического назначения пенсий или других социальных выплат без личного обращения человека. Среди преимуществ электронного документа  – и устранение вероятности потерять или повредить трудовую книжку или фальсифицировать данные в ней.

Трудовая книжка каждого работника велась много лет, чтобы фиксировать трудовой стаж, ведь от количества отработанных лет зависел размер будущей пенсии. Ситуация изменилась с 2004 года, когда понятие «трудовой стаж» исчезло и было переименовано в «страховой стаж». Для получения пенсии считается именно страховой стаж, и только те годы, месяцы и дни, за которые уплачены страховые взносы. Эти данные и вносятся в Государственный реестр общеобязательного социального страхования.

Как будут храниться старые записи


Итак, начиная с 1 января 2004 года трудовая книжка  для подтверждения страхового стажа действительно не нужна. Вся информация о работнике содержится в реестре, которым пользуется Пенсионный фонд. А как же  будут храниться записи до 2004 года?

Закон предусматривает, что все данные из трудовой книжки, а также другие документы, подтверждающие трудовую деятельность, должны быть перенесены в реестр Пенсионного фонда как оцифрованные или сканированные копии. По данным ПФУ, в прошлом году десятки тысяч граждан уже подали электронные копии книжек. На протяжении ближайших пяти лет можно будет использовать как бумажную трудовую книжку, так и электронную.

Электронные трудовые книжки вводятся прежде всего для тех, кто сейчас еще не думает о пенсии, а не для нынешних пенсионеров. Однако и выбрасывать трудовую книжку спешить не следует. После пятилетнего срока данные о стаже можно будет подать в Пенсионный фонд так же, как и раньше – показав бумажную книжку. Новый закон предусматривает: после того как работнику «завели» электронную трудовую книжку, бумажную работодатель должен отдать на сохранение ее владельцу.


Как подготовить трудовую для ПФ?


Внесение данных на сайт Пенсионного фонда Украины осуществляется путем прикрепления скан-копий бумажной трудовой книжки. В соответствии с законом эти данные  направляет либо работник  самостоятельно, или же работодатель.  Когда работник желает  подать самостоятельно документы на сайт  Пенсионного фонда Украины – сначала нужно получить электронную цифровую подпись. Сделать это можно  бесплатно в  налоговой или в банке.

Каждый гражданин должен подготовить копию трудовой книжки. Сканируются только заполненные страницы из разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и вкладыши оригинала трудовой книжки. Пустые страницы трудовой книги сканировать не нужно.

Также требуется отдельное согласие работника на обработку данных – этот документ надо подготовить, если данные вносит работодатель. Сегодня его подают в произвольной форме работодателю и сканируют.

Требования к скан-копиям


Скан-копии должны быть четкими, должны читаться название документа, серийный номер (если есть), ФИО работника, печати, подписи и т.д..

Название файла должно быть в формате НННННННННН_ЛС_ПС.jpg, где НННННННННН – идентификационный код застрахованного лица, то есть регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика; ЛС – номер левой страницы трудовой книжки, начиная с 02; ПС - номер правой страницы трудовой книжки, начиная с 03; первый разворот, где содержится ФИО, должен иметь значение ЛС_ПС равно 00_01.

Сканирование должно быть цветное, а не черно-белое; разрешение 300 dpi; формат jpg (но тогда каждую страницу надо сканировать отдельно) или pdf (все страницы единым файлом); размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.