Почти два месяца в Украине действуют новые правила ведения записей о трудовой деятельности сотрудников, введенные Законом № 1217-ІХ, который вступил в силу 10 июня 2021 года. Учитывая длительный переходный период – пять лет –  многие работодатели не спешат внедрять новые правила.

Хотя трудовые книжки уже давно не имеют большого значения, ведь практически все сведения и так много лет включались в Реестр застрахованных лицах Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, однако пока полностью о них забыть пока не удастся. А вопрос по оформлению дальнейшей работы понемногу начинают беспокоить не только работодателей, но и самих работников, на которых Закон возлагает в будущем хранения трудовых книжек.

Эксперты портала rabota.ua рассказывают об основных изменениях и дают ответы на горячие вопросы о трудовых книжках – бумажных и электронных.

Что такое переходный период?

На протяжении пяти лет со дня вступления в силу закона (т.е. по 10 июня 2026 года) работодателям необходимо перенести все сведения о трудовой деятельности сотрудников в реестр.

Однако, учитывая необходимость загрузки значительного массива сведений (в виде скан-копий всех страниц трудовой книжки), одновременно и за короткий срок это сделать было бы сложно. Именно поэтому законодатель не только установил пятилетний срок для выполнения этой задачи работодателям и самим работникам и ФЛП, но и продлил действие некоторых правил.

В частности, работодатели продолжают сохранять трудовые книжки своих работников до переноса сведений из них в реестр или до момента увольнения работника. После этого хранение трудовой книжки уже становится исключительной ответственностью самого работника. И хотя закон не обязывает работников сохранять трудовые книжки после их возвращения работодателями по определенным строгим правилам, они могут пригодиться в будущем для дополнительного подтверждения сведений, внесенных в них.

Как перенести данные из трудовой книжки в реестр?

Закон предусматривает две категории лиц, ответственных за перенос сведений в реестр – работодатели и сами работники (или ФЛП).

Работодатели должны загрузить скан-копии трудовых книжек сотрудников на портал ПФУ в порядке, установленном Кабмином и ПФУ. Указанный порядок был утвержден Постановлением ПФУ от 12.03.2021 г. № 11-1, которое было зарегистрирована в Минюсте 16.06.2021 г.. За № 802/36424, и он вступил в силу 23 июля 2021 года.

Тем не менее, портал был полностью готов к переносу сведений еще в 2020 году – ПФУ ввел соответствующий функционал еще до принятия закона. Так что работодатели и работники могут начинать указанную процедуру.

В любом случае после переноса всех сведений в реестр работодателями трудовые книжки возвращаются сотрудникам лично под подпись и хранятся у них.

Как теперь принимают на работу

Даже кадровики, которые пока не спешат вносить данные в реестр и выдавать сотрудникам на руки трудовые книжки, уже могли столкнуться с вопросом о том, что же делать с новыми работниками.

Законом четко предусмотрено, что при принятии работника на первое место работы трудовая книжка не оформляется, если работник не попросит об этом. В таком случае работодатель должен оформить ее в течение пяти дней после принятия на работу.

Что касается работников, которые ранее работали у других работодателей и имеют на руках трудовую книжку – для них по новым правилам записи в трудовую книжку не делаются, а работодатель не принимает документ на хранение, как это было раньше. Трудовую книжку работодатель заполняет только по требованию работника и после этого возвращает ее сотруднику на хранение.

Это касается не только записей о приеме на работу, но и любых других записей, которые могут быть включены в трудовую книжку (о работе по совместительству, переводе и т.д.).

Как оформляют увольнение

По новым правилам при увольнении трудовая книжка заполняется только по требованию сотрудника, поскольку сведения об увольнении передаются в реестр. Однако это правило не действует автоматически для всех работников. Если во время переходного этапа работодатель не завершил процедуру включения в реестр недостающих сведений о трудовой деятельности определенного сотрудника, то при его увольнении все еще будет действовать правило о выдаче надлежащим образом оформленной трудовой книжки в день увольнения. Однако стоит обратить внимание, что отныне при увольнении работнику на руки обязательно выдается копия приказа об увольнении (ст. 47 кодекса). Ранее копию такого приказа нужно было выдавать только в случае увольнения по инициативе работодателя.

До вступления закона в силу срок для обращения работника в суд с целью обжалования увольнения считался именно с даты получения работником трудовой книжки. Учитывая, что законом отменяется хранение трудовых книжек у работодателя (и обязанность заполнять трудовые книжки вообще, кроме как по требованию сотрудника), то с 10 июня 2021 года срок для подачи иска по обжалованию увольнения отсчитывается с момента вручения копии приказа об увольнении (по обновленной статье 233 кодекса).

Как проверить сведения в реестре?

Реестр постоянно пополняется данными из разных государственных реестров,  других государственных органов и служб, от работодателей, застрахованных лиц, учреждений, которые выдают листки нетрудоспособности и из других источников, предусмотренных законодательством. Поэтому большинство информации о трудовой деятельности сотрудников уже была включена в реестр еще до начала реформы. Впрочем, часть сведений по тем или иным причинам все же могла не попасть в реестр (например, сведения за периоды до 1998 года или другие сведения, которые не были включены по техническим причинам).

Поэтому эксперты рекомендуют, в частности, самим работникам проверять соответствующие сведения, внесенные в реестр. Это можно сделать в личном кабинете. Доступ к личным кабинетам работодателя и застрахованных лиц (работников, ФЛП) возможен с помощью квалифицированной электронной подписи или других надежных средств идентификации (например, с помощью систем Mobile ID, Bank ID).

Собственно, в кабинете работодателя работники кадровой службы и будут работать с целью переноса соответствующих сведений в реестр.

Таким образом, хотя законодатель и предоставил длительное время на адаптацию к новым условиям работы с трудовыми книжками, переходу на электронные трудовые книжки, необходимо обращать внимание на нововведения уже сейчас. Ведь большинство норм закона распространяется на трудовые отношения между работодателями и работниками даже до завершения процедуры переноса сведений в реестр.