1.Особистий прийом громадян здійснюється відповідно до вимог ст.40 Конституції України, ст.22 Закону України “Про звернення громадян”, Указів Президента України від 13.08.02 №700 “Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення”, від 14.04.04 №434 “Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів” та інших нормативних актів з цього питання.

2.Прийом громадян проводиться:

2.1.Спеціалістами Департаменту діловодства Харківської міської ради щоденно, крім недільних та святкових днів з 9.00 до 18.00 (перерва з 13.00 до 14.00), в суботу з 10.00 до 13.00, в п’ятницю та передсвяткові дні – до 17.00 в приміщенні приймальні виконавчого комітету міської ради (вхід з провулка Радянський).
2.2.Міським головою, секретарем Харківської міської ради, головами постійних комісій, першим заступником міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, заступниками міського голови –директорами департаментів в приміщенні приймальні виконавчого комітету міської ради (вхід з провулка Радянський) в дні і години, згідно затверджених графіків прийому громадян.
2.3.Заступниками міського голови – директорами департаментів, директорами департаментів, керівниками управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради у позаробочий час за місцем роботи та проживання громадян.
2.4.Директорами департаментів, керівниками управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради за місцем їх роботи.

3.У період відсутності керівників міської ради, її виконавчих органів та голів постійних комісій з поважних причин (відрядження, хвороба, відпустка та ін.) прийом громадян проводять в установлені дні і години посадові особи, які виконують їх обов’язки.

4.Підготовка особистого прийому громадян.

4.1.Департамент діловодства Харківської міської ради організує попередній запис громадян на особистий прийом до керівного складу Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів згідно з затвердженими графіками прийому.
4.1.1.У відповідності з попереднім записом на особистий прийом до керівного складу Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів забезпечує до дня прийому наявність кваліфікованої добірки матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі (попередні звернення, матеріали їх розгляду, висновки, відповіді посадових осіб, що розглядали ці питання та ін.). Здійснює запрошення на прийом до міського голови та секретаря Харківської міської ради відповідальних осіб, до повноважень яких відноситься вирішення розглядаємих на прийомах питань.
4.2.Запрошення на прийом до першого заступника міського голови, керуючого справами виконкому міської ради, заступників міського голови – директорів департаментів відповідальних осіб, до повноважень яких відноситься вирішення розглядаємих на прийомах питань, здійснюють помічники відповідних керівників, або спеціалісти, на яких покладено виконання цих обов’язків.

5.Здійснення особистого прийому.

5.1.Особистий прийом громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів проводиться згідно з попереднім записом у Департаменті діловодства Харківської міської ради.
5.2.Особистий прийом громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів проводиться з залученням помічників, або спеціалістів, на яких покладено виконання цих обов’язків.
5.3.У прийомі беруть участь також запрошені на прийом особи.
5.4.На особистому прийомі керівники, як правило, вислуховують клопотання, пропозиції, скарги громадян, приймають від них письмові заяви, намагаються розв’язати поставлені питання, звертаються письмово або телефоном на адресу відповідних керівників для розв’язання проблем.
5.5.Помічники керівників або спеціалісти, які беруть участь у особистому прийомі, записують доручення керівників у картках, журналах особистого прийому громадян та здійснюють контроль за їх виконанням.
5.6.Після прийому міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, керуючого справами виконкому міської ради усі письмові звернення громадян з відповідними дорученнями керівників передаються до Департаменту діловодства Харківської міської ради для подальшої відправки безпосереднім виконавцям, зазначеним у дорученнях.
5.7.Після прийому голів постійних комісій усі письмові звернення громадян, після їх опрацювання у постійних комісіях, передаються до Департаменту діловодства Харківської міської ради для подальшої відправки безпосереднім виконавцям.
5.8.У випадках, коли питання, поставлене громадянином на прийомі, не відноситься до компетенції особи, що веде прийом, необхідно роз’яснити відвідувачеві, куди і до кого йому належить звернутися і, при потребі, сприяти громадянину записатися на прийом до відповідної посадової особи (через спеціалістів Департаменту діловодства Харківської міської ради). В цих випадках у картках і журналах особистого прийому робиться відмітка “роз’яснено” або до якої особи він записаний на прийом.
5.9.Якщо пропозиція, заява, скарга не ґрунтуються на нормах діючого законодавства або не можуть бути задоволені з об’єктивних причин, то, відхиляючи їх, необхідно у чемній та зрозумілій для відвідувача формі роз’яснити мотиви відхилення. При цьому слід роз’яснити відвідувачу порядок оскарження прийнятого за його зверненням рішення.
5.10.Повторний прийом громадян з питання, яке вже розглядалось керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів, проводиться у разі, коли питання порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті.

6.Контроль за виконанням доручень, наданих керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів на особистих прийомах громадян.

6.1.Усі звернення громадян, надані на особистому прийомі, розподіляються на контрольні та ті, за розглядом і вирішенням яких контроль не встановлюється.
6.2.На контроль беруться звернення громадян, в дорученнях до яких передбачається зворотній зв’язок або встановлені терміни його виконання.
6.3.В обов’язковому порядку контролю підлягають доручення на усі звернення громадян, надані на особистих прийомах міським головою.
6.4.Контроль за виконанням доручень міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, керуючого справами виконкому міської ради, заступників міського голови – директорів департаментів, наданих на особистих прийомах громадян, здійснюють:
-спеціалісти Департаменту діловодства Харківської міської ради;
-помічники міського голови, секретаря Харківської міської ради, першого заступника міського голови, керуючого справами виконкому міської ради, заступників міського голови – директорів департаментів;
-спеціалісти департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальні за ведення діловодства по розгляду звернень громадян у своїх підрозділах.
6.5.Контроль за виконанням доручень голів постійних комісії, наданих на особистих прийомах громадян, здійснюють:
-помічники голів постійних комісій;
-спеціалісти постійних комісій, відповідальні за ведення діловодства у своїх комісіях.
6.6.Контроль за виконанням доручень керівників департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, наданих на особистих прийомах, здійснюють:
-спеціалісти департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальні за ведення діловодства по розгляду звернень громадян у своїх підрозділах.
6.7.Особисту відповідальність за своєчасне, якісне та повне виконання доручень керівництва по розгляду звернень громадян несуть керівники виконавчих органів міської ради та безпосередні виконавці згідно з діючим законодавством.

7.Терміни розгляду звернень громадян.

7.1.Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяці від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання.
7.2.Термін розгляду звернень громадян може бути зазначений в резолюціях керівників.
7.3.У випадку особливої складності вирішення контрольного звернення виконавцем забезпечується оформлення продовження терміну його виконання посадовою особою, яка його встановила (а у разі відсутності – посадовою особою, яка виконує її обов’язки), не пізніше, як за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, про що обов’язково інформується заявник та Департамент Діловодства Харківської міської ради.
7.4.Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.

8.Департамент діловодства Харківської міської ради.

8.1.Всебічно вивчає питання, з якими громадяни звертаються на особистий прийом до керівного складу міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів, надає їм допомогу у попередньому розгляді питань у виконавчих органах міської ради, інших установах і організаціях, до компетенції яких належить їх розгляд та вирішення.
8.2.Контролює додержання графіків прийому громадян. Про факти зриву особистих прийомів інформує міського голову, секретаря Харківської міської ради та керуючого справами виконкому міської ради.
8.3.Аналізує стан підготовки і проведення особистих прийомів громадян та вживає заходи щодо поліпшення цієї роботи.