Процесс оформления субсидии происходит по упрощенному механизму.

Как отметил заместитель председателя Харьковской облгосадминистрации Игорь Шурма, для назначения субсидии граждане должны подать в органы труда и социальной защиты населения заявление и декларацию о доходах и имущественном состоянии лиц, зарегистрированных в жилом помещении, а также справки о доходах этих лиц (кроме справок о размере пенсии и социальной помощи). Эти документы могут быть отправлены по почте.

В случаях, когда в жилом помещении зарегистрированы только пенсионеры, которые не работают, и другие нетрудоспособные граждане, для подтверждения права на назначение субсидии на следующий период подается только заявление, в котором подтверждается неизменность совокупного дохода, состав зарегистрированных лиц и характеристики жилья и услуг с момента предыдущего назначения субсидии.

По запросу органов труда и социальной защиты населения сведения для начисления субсидий предоставляют:

- о составе зарегистрированных лиц в жилых помещениях - жилищно-эксплуатационные организации или другие органы, определенные местными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления; в сельской местности - сельские, поселковые советы;
- об обеспеченности граждан жилой площадью и коммунальными услугами - организации, оказывающие жилищно-коммунальные услуги;
- о фактическом расходовании за предыдущий период газа, воды, єлектрической и тепловой энергии при наличии средств учета - организации, оказывающие эти услуги.

Органы труда и социальной защиты населения имеют право делать запросы и безвозмездно получать в срок до 15 календарных дней от органов Государственной налоговой службы, подразделений Госавтоинспекции, других органов исполнительной власти и органов местного самоуправления информацию, необходимую для назначения субсидий и проведения проверок достоверности данных, полученных от лиц, которые обращаются за назначением субсидии.